Guía Práctica sobre Documentos en la Coordinación de Actividades Empresariales 2017

La  coordinación  de  actividades  empresariales, también conocida por el acrónimo CAE, supone una vía de solución a los problemas que surgen, en un escenario empresarial cada vez más habitual en los  últimos  años,  en el que cada vez es más habitual  la  contratación  de  obras  y  servicios.

Esta  contratación  o subcontratación es una forma de descentralizar parte de la actividad  productiva  de  la  empresa,  a  través  de  diferentes  tipos  de  contratos  entre  una  empresa  titular  o principal y una empresa contratista.

En estos casos, se da la circunstancia que coinciden trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo, donde cada empresa realiza sus trabajos con sus respectivos riesgos,  los  cuales  pueden  afectar  a  los  trabajadores  de las otras empresas existentes en el centro o incluso agravarse a consecuencia de las actividades realizadas por  estas  empresas.

Por esta razón es necesario  contemplar  los  riesgos del centro y de su actividad, los de los trabajos efectuados por cada una de las empresas contratadas o subcontratadas, más los generados por la concurrencia de las mismas.

A. Cuando existen trabajadores de varias empresas que concurren en un mismo centro de trabajo. Estas empresas deberán cooperar en la aplicación de la normativa de Prevención de Riesgos Laborales en la forma que se establece en el artículo 4 del Real Decreto 171/2004.

B. Cuando alguna de estas empresas actúa como titular del centro de trabajo (este empresario está contratando una actividad distinta a la del centro). Su regulación se fundamenta en los artículos del 6 al 9 del R.D 171/2004.

C.  Cuando alguna de estas empresas actúa como principal (este empresario contrata servicios o trabajos que forman parte de su propia actividad). El desarrollo de este escenario se recoge en el artículo 10 del Real Decreto.

Con respecto a esta documentación ajena a la Prevención de Riesgos Laborales (PRL), lo primero que tenemos que destacar es que aunque efectivamente no sea objeto de lo estrictamente demandado en coordinación, la realidad es que se solicita en todas las empresas, y en  la mayoría de los casos por el mismo departamento o persona encargada de solicitar la relativa a CAE.

Una vez aclarado esto, tenemos que decir que la normativa existente al respecto es abundante  y no siempre fácil de interpretar.  Un verdadero quebradero de cabeza en ocasiones para el empresario o el encargado de dichas tareas.

Encontrar una relación de documentos dentro de dicha normativa es prácticamente imposible, aunque sí se nos indica qué tipo de información tienen las partes la obligación de comunicar  o de exigir en su caso. En ocasiones sí se hace referencia a la acreditación por escrito de estas comunicaciones.

Según el RD 171/2004

Para tratar de poner un poco de luz sobre todo esto, nos vamos a centrar inicialmente en el RD 171/2004.
Dicho decreto, en su capítulo II desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, haciendo hincapié sobre el deber de cooperar que implica el informarse recíprocamente por parte de las empresas que han de coordinar sus actividades.

El empresario titular,  en el capítulo III (responsable de la gestión del centro de trabajo) proporcionará información relativa a la seguridad del centro de trabajo. Primero a las empresas concurrentes  y éstas a su vez a sus trabajadores.

En el capítulo IV es más concreto a la hora de hablar de documentación, pues se hace referencia a la exigencia por parte del empresario principal, de que se acredite por escrito  “que la empresa contratista o subcontratista dispone de la evaluación de los riegos así como de la planificación en materia preventiva, que han cumplido sus obligaciones en materia de formación e información y que ha establecido los medios de coordinación necesarios”.

Es decir el empresario principal debido a su condición, podrá exigir  a dichas empresas  que acrediten por escrito que se han cumplido todos estos requisitos en materia de coordinación y PRL.

En la disposición adicional el RD 171/2004 hace referencia al sector de las obras de construcción. En este sentido, la información ya reseñada concerniente a empresario titular y prisncipal, se entenderá cumplida respectivamente por los actores que intervienen en este tipo de subcontratación. Es decir, dicha información quedará reflejada  por el  promotor en el denominado estudio de Seguridad y salud, y por el coordinador de seguridad y obras durante la ejecución de las mismas.

En resumen, y en lo referente a la ley debemos concluir que no se concreta en el tipo de documentos, aunque sí se indica la necesidad de que se acredite por escrito diversa información. Es decir, que es necesaria una  documentación que le de soporte y nos ayude a su organización y gestión.

Otra normativa

Pero una vez nos salimos del RD 171/2004, también existe más normativa que obliga a la empresa contratista a solicitar documentación que no es propia de CAE.  Según el RD 2011/5 será responsabilidad del empresario que realiza la contratación o subcontratación de obras o servicios, comprobar la afiliación y alta en la Seguridad Social de los trabajadores que vayan a ocuparse de dicho trabajo.

También podríamos hacer referencia al artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores, donde se obliga a la empresa contratante a solicitar un certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad  Social.

Por otro lado nos encontramos con aquella documentación que solicita la empresa contratista con el objetivo de protegerse también frente a posibles responsabilidades subsidiarias (certificados de estar al corriente con la AEAT, pólizas de responsabilidad civil, etc.).

Y finalmente también se puede solicitar documentación específica de la propia empresa, por cualquier motivo interno como puede ser el conocimiento por parte de las empresas subcontratadas de normas de comportamiento, códigos éticos o protocolos a seguir, etc.

Un posible listado de documentación

Desde nuestra experiencia en el sector  hemos realizado un listado de documentos que se solicitan en la coordinación de actividades empresariales.  En algunos casos, como hemos comentado anteriormente, obligatorios y solicitados por todas las empresas, y otros que sólo lo solicitan algunas. El listado es orientativo  y dependerá de la actividad o sector, de las características de las empresas y del centro de trabajo donde se desarrolle la actividad.

DOCUMENTOS SOLICITADOS A NIVEL DE EMPRESA:

–          Modalidad preventiva implantada en la empresa indicando las especialidades contratadas y justificante de pago
–          Plan de prevención
–          Planificación de la actividad preventiva
–          Contrato mutua
–          Código de identificación fiscal
–          Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria
–          Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
–          TC1 (Recibo de liquidación de cotizaciones)
–          Póliza seguro de responsabilidad civil y justificante de pago
–          Póliza seguro accidentes (según convenio)
–          Contrato sobre protección de datos personales. Cesión de datos de los trabajadores,  contemplada de forma general en el artículo 10.2 del reglamento que desarrolla la LOPD (1720/2007).

Además de los mencionados anteriormente para el sector de la construcción deberíamos añadir:
–          Acta de adhesión al Plan de Seguridad y Salud
–          Registro de empresas acreditadas (REA)

DOCUMENTOS SOLICITADOS A NIVEL DE TRABAJADORES:

–          Aptitud médica.
–          Entrega de equipos de protección individual (EPIS)
–          Formación en prevención de riesgos laborales (para dar cumplimiento a lo dispuesto en el art. 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales).
–          Formación específica: Dependiendo de la actividad que desempeñen pueden solicitar que dicho trabajador disponga de formación específica tal como formación para trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, plataformas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.
–          Entrega de información de riesgos (a tenor de lo dispuesto en el art. 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales).
–          Contrato Laboral
–          DNI/NIE
–          Reconocimiento de alta en S.S (TA2)
–          TC2 ó Informe de trabajadores en alta (ITA)
–          Recibo de pago como autónomo (en su caso)
–          Carnet de conducir o si aplica cualquier carnet especifico como puede ser para el manejo de Grúas, etc.
–          Autorización para uso de maquinarias.
–          Certificado de abono de haberes.

En el caso del sector de la construcción es común solicitar a nivel de formación en Prevención de Riesgos Laborales la correspondiente a:

–           Primer ciclo o formación inicial (8 horas).

–          Segundo ciclo (20 horas).
–          Curso Nivel Básico de Prevención en la Construcción (60 horas ó 50 horas anteriores al 2007).
–          Designación Recurso Preventivo (para que el trabajador sea nombrado como tal deberá disponer del Curso de Nivel Básico que le habilita a cumplir con las funciones correspondientes previstas en el art. 35 del R.D 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención).

DOCUMENTOS SOLICITADOS A NIVEL DE MAQUINARIA:

Dependiendo del tipo de vehículo a tratar se requerirá determinada documentación normalmente comprendida entre la mencionada a continuación:
–          Permiso de circulación
–          Ficha técnica
–          Inspección técnica del vehículo (ITV)
–          Seguro obligatorio y justificante de pago
–          Revisiones periódicas
–          Manual sobre uso de maquinaria
–          Marcado CE o Certificado de adecuación para equipos de trabajo

OTRAS OPCIONES:

–          Productos químicos: Para las tareas que requieran el uso de productos químicos (sustancias o preparados) los trabajadores deberán tener a su disposición las fichas de seguridad sobre productos químicos, con ellas conoceremos el riesgo que implica manipularlos así como instrucciones adecuadas del manejo con la finalidad de proteger la salud y el medio ambiente.
–          Herramientas manuales: Para el uso de determinadas herramientas se requerirá manual de usuario para la correcta utilización de las mismas o en su caso certificado de conformidad.
–          Andamios: En caso de utilización de estas estructuras se requiere manual de usuario, certificado de montaje y revisiones periódicas.

La desobediencia de las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales y coordinación de actividades empresariales supone incurrir en una infracción que puede ser considerada leve, grave o muy grave, conforme la naturaleza del deber infringido por el empresario o bien trabajador, los artículos 11, 12 y 13 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Por su parte, el artículo 40 del RD 5/2000 recoge las cuantías de sanciones en función de su tipo. De este modo, las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales se sancionarán:

a) Las leves, en su grado mínimo, con multa de 40 a 405 euros; en su grado medio, de 406 a 815 euros; y en su grado máximo, de 816 a 2.045 euros.

b) Las graves con multa, en su grado mínimo, de 2.046 a 8.195 euros; en su grado medio, de 8.196 a 20.490 euros; y en su grado máximo, de 20.491 a 40.985 euros.

c) Las muy graves con multa, en su grado mínimo, de 40.986 a 163.955 euros; en su grado medio, de 163.956 a 409.890 euros; y en su grado máximo, de 409.891 a 819.780 euros.

• Coordinación de Actividades Empresariales en la Construcción

Cuando cualquier trabajador de una compañía externa (contratista, subcontratista o bien autónomo) accede a un centro de trabajo propio o a la inversa (nuestras empresas acceden a otra obra) se generará una concurrencia de los trabajos Tenemos que realizar una coordinación de actividades empresariales.

Pero, ¿cómo se organiza la coordinación de actividades empresariales en una obra?
Es el Organizador de Seguridad y Salud en fase de ejecución de la obra, quien tiene el deber de organizar la Coordinación de Actividades Empresariales, iniciándola, impulsándola y velando por su adecuado desarrollo.

Para esto, el Organizador generalmente convoca de forma periódica en Asambleas de Coordinación de Actividades Empresariales a representantes de la compañía externa y de las compañías participantes en su obra.

Si tienes más preguntas, lee nuestro artículo sobre la coordinación de actividades empresariales en construcción.

• Coordinación de Actividades Empresariales para Autónomos

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales tiene un ámbito de aplicación en el cual están incluidos los trabajadores autónomos. No obstante, tenemos que distinguir entre dos tipos de autónomos.

– Trabajadores autónomos que trabajan en coordinación con otros autónomos, o que son subcontratados por otras empresas.
– Trabajadores autónomos sin trabajadores a su cargo, aquel que trabaja por sí sólo, sin concurrir con otros trabajadores. Por ejemplo un consultor freelance, un formador o un dueño de una tienda.

Todo sobre las obligaciones, deberes y la correcta gestión de la coordinación de actividades de empresariales para autónomos lo puedes encontrar en este post.

• Coordinación de Actividades Empresariales en Hospitales.

Cuando nos referimos a la coordinación de actividades empresariales en hospitales, es conveniente rememorar que el artículo 18 de la Ley 31/1995 de Prevención de Peligros Laborales, establece la obligación que tienes como empresario de informar a tus trabajadores sobre los peligros que puedan afectar a su salud y las medidas preventivas que deben aplicar para evitarlos.

La coordinación de actividades empresariales en un centro sanitario requiere la preparación de un procedimiento interno, en el que se les comunica a los trabajadores dichos peligros existentes en el centro y se les pide diversa documentación.

Existen factores de peligro habituales a los que se hallan expuestos los trabajadores. Aquí puedes leer más sobre la coordinación de actividades empresariales en hospitales y las medidas de prevención que se pueden adoptar para evitar sus riesgos.

• Coordinación de Actividades Empresariales en Centros Comerciales

En un centro de trabajo donde concurren trabajadores de varias empresas y una de ella es el titular del centro de trabajo, por ejemplo un centro comercial con varios locales en alquiler y un titular que también dispone de un negocio en dicho centro de trabajo, ¿cuáles son las obligaciones de las empresas concurrentes y del empresario titular del centro en materia de coordinación de actividades empresariales?

Las empresas concurrentes deben:
–    Informar al resto de empresarios concurrentes de los riesgos específicos de su actividad que puedan afectar a otras empresas.
–   Tener en cuenta la información recibida por el empresario titular y por los otros empresarios concurrentes e incluirla en su evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva.
–   Cumplir las instrucciones recibidas por el empresario titular.
–    Comunicar a sus trabajadores la información e instrucciones recibidas por parte del empresario titular y de los otros empresarios concurrentes.
–   Comunicar a las otras empresas concurrentes los accidentes y las situaciones de emergencia que se produzcan, si afectan o pueden afectar a trabajadores de otras empresas.
–   Mantener reuniones de coordinación de actividades empresariales los representantes de todas las empresas concurrentes, en las que se traten los puntos anteriores.

Puedes encontrar toda la info sobre coordinación de actividades empresariales en centros comerciales, en este post del blog de Metacontratas.

• Coordinación de Actividades Empresariales en Ayuntamientos

Si eres un contratista que trabaja (o piensas trabajar) con un ayuntamiento, es probable que te resulte familiar la presentación una y otra vez de la documentación exigida por las normas para las contrataciones públicas. Trámites que, en muchos casos, son largos y pesados y, a veces, resultan toda una odisea.

Si actúas como Ayuntamiento, en este caso eres el promotor, y deberás exigir a los contratistas, unos requisitos mínimos que garanticen el cumplimiento de sus deberes en materia de seguridad y salud.

¿Eres un ayuntamiento o un contratista? En este caso, deberás presentar documentación muy diferente y asumir roles muy distintos. Todo lo que debes saber de la coordinación de actividades empresariales en ayuntamientos, lo tienes en este artículo donde se explica cómo aplicar la coordinación de actividades empresariales en ayuntamientos.

Coordinación de Actividades Empresariales en P. Industriales

La Coordinación de Actividades Empresariales en plantas industriales

Coordinación de Actividades Empresariales en Empresas Extranjeras

Coordinación de Actividades Empresariales con Empresas Extranjeras

Coordinación de Actividades Empresariales en Trabajos con Riesgos Especiales

La Coordinación de Actividades Empresariales en Trabajos con Riesgos Especiales

Para la correcta gestión documental y el cumplimiento de la normativa en materia de coordinación de actividades empresariales, desde hace unos años se ha extendido la contratación de programas que facilitan toda esta labor a empresas y organizaciones.

Un software de coordinación de actividades empresariales es una aplicación web que facilita enormemente la gestión de toda la documentación relacionada con la subcontratación. ¿Qué permiten estos programas?

-Interconectar a empresas con la mayor de las garantías.
–Procesar documentos automáticamente, ahorrando mucho tiempo a la hora de entregar documentación y ocultando información excesiva (LOPD).
–Evitar que las subcontratas tengan que entregar la misma documentación para cada contrata para la que trabajen.
–Agilizar trámites y controlar la gestión absoluta sobre todos los documentos necesarios en la coordinación empresarial.
-Facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de coordinación empresarial, prevención de riesgos laborales y todas las normativas vigentes.

Existen muchos softwares CAE. ¿Cuál elijo?

En la actualidad, puedes encontrar un gran número de programas que te ayudan en materia de gestión documental. Sin embargo, METACONTRATAS es la aplicación web para la coordinación de actividades empresariales más completa y flexible. ¿Por qué es completa? Porque tienes todas las opciones necesarias para gestionar tu relación con las contratistas y es válida para cualquier empresa (contratista o subcontratista).

Las funcionalidades de METACONTRATAS lo hacen un software único en el mercado, que podrás probar de forma gratuita. Además, si vienes de otra plataforma CAE, el equipo técnico se encargará de hacer la migración de toda la estructura y todos los documentos de forma gratuita.

Aquí te damos los motivos por los que METACONTRATAS es tu programa para conseguir el éxito en la gestión de coordinación de actividades empresariales.

• Reducción de costes

Con el servicio de validación no necesitarás ninguna persona encargada de gestionar la coordinación de actividades y de llamar a las subcontratas para pedirles documentación, nuestros técnicos se encargarán de todas las tareas. Gracias a nuestra eficiente organización del trabajo, nuestros usuarios ahorran hasta un 60% respecto otras plataformas CAE.

• Flexibilidad

El software permite todos los escenarios de subcontratación posibles, además es válido tanto para grandes empresas multicentro con varios idiomas como para pequeñas empresas que quieran disponer de su documentación en la nube.

• Seguridad

Con Metacontratas toda tu documentación está bajo los estándares más altos en seguridad web (cifrado https, copias diarias de bases de datos, etc), además podrás tener un histórico de todas las versiones subidas de un mismo documento.

• Facilidad de uso

Con una interfaz muy intuitiva y sencilla comenzarás a trabajar con el software Metacontratas desde el primer día. Si aún así tienes alguna duda nuestro equipo te ayudará con la configuración más adecuada para tu empresa.

• Control total de la documentación

Con el servicio de códigos de colores y avisos por email sabrás que documentos están validados y cuales faltan o están caducados. También tendrás un gráfico resumen para que puedas ver de un vistazo cuales de tus subcontratistas tienen más documentos en estado OK.

• Movilidad

Con la app metacontratas podrás comprobar a pie de obra e incluso en sitios sin cobertura, si un empleado dispone de toda la documentación en regla para poder acceder a la obra.

• Integración

Puedes integrar METACONTRATAS con tu software de control de accesos, para asegurarte que solo acceden a tu centro los trabajadores con toda la documentación en regla y validada.

Conoce más en la página web oficial de METACONTRATAS.